Bu çalışma talimatı, TRB ve ilişkili kuruluşlar arasında, özellikle danışmanlık aktivitelerinde hiçbir çıkar çatışması olmadığını ve kontrolünü tanımlamak için yayımlanmıştır. Bu çalışma talimatı aynı zamanda diğer potansiyel çıkar çatışmaları ile de ilgilidir.
TRB Uluslararası Belgelendirme ve Gözetim Teknik Kontrol Tic. Ltd. Şti, 21 Haziran 2004 tarihinde 114144 Sicil Numarası ile tescil edilmiş olup bu husus 28 Haziran 2004 tarih ve 6080 numaralı ticaret sicil gazetesinin 369 ve 370. sayfalarında ilan edilmiş, tüzel kişiliğe haiz halen ANKARA’da faaliyet gösteren bir limited şirkettir.
TRB Sistem Belgelendirme faaliyetlerinde; kararları ve faaliyetleri etkileyebilecek her türlü ticari, mali, idari ve diğer baskılardan uzak tarafsız ve bağımsız bir yapı oluşturulmuştur. Bu yapı TRB yönetiminin garantisi altındadır. Belgelendirmeyi verme, sürdürme, yenileme, kapsamı genişletme ve daraltma, askıya alma ve geri çekme dâhil olmak üzere belgelendirme ile ilgili kararlara dair tüm sorumluluğu TRB Yönetimi üstlenmiştir. TRB adına gerçekleştirilen sistem belgelendirme faaliyetlerinde yer alan personel, kurullar, denetçiler ve teknik uzmanların kararlarını ve çalışmalarını hiçbir kişi veya kuruluş etkileyemez.
Tüm çalışanların ücretleri sistem belgelendirme hizmetlerinden alınan ücretlerden bağımsız olarak değerlendirilir. Sistem belgelendirme faaliyetleri TRB’nin diğer faaliyetlerinden bağımsız olarak, ulusal ve uluslararası standartlar esas alınarak eğitimli, yetkin, saygılı, tecrübeli ve yetenekli personel ile bağımsızlık, tarafsızlık, güvenilirlik, hızlılık ve gizlilik prensipleri temel alınarak gerçekleştirilmektedir.
TRB Belgelendirme kuruluşun çalışması ile ilgili politikaların geliştirilmesi, politika ve prosedürlerin uygulanmasının sağlanması, kuruluşun mali finansmanının sağlanması, yönetim sistemi belgelendirme hizmetleri ve planlarının geliştirilmesi, tetkiklerin ve belgelendirmenin yapılması ve şikâyetlerin cevaplandırılması, belgelendirme kararları, gerektiğinde kendi adına belirlenmiş olan faaliyetleri yerine getirmek için kişilere veya komitelere yetki verilmesi, sözleşmeye dayalı anlaşmaların yapılması ve belgelendirme faaliyetleri için uygun kaynakların sağlanmasını taahhüt, temin ve garanti etmektedir. TRB tüzel kişiliği çerçevesinde ilgili yetki hiyerarşisini oluşturmuştur.
TRB içinde yönetim sistemi belgelendirme faaliyetlerinin yapılmasında gizliliğin, tarafsızlığın ve bağımsızlığın önemi anlaşılmış, bu doğrultuda çıkar çatışması olabilecek hususlar kontrol edilmekte ve yönetilmekte ve bu sayede yönetim sistemi belgelendirme faaliyetlerinin objektifliği garanti altına alınmaktadır.
Kuruluşumuzun sunmuş olduğu hizmetlerden biri veya birkaçı kapsamında, belgelendirme talebinde bulunan kuruluşların müracaatının alınması esnasında kuruluşumuz ile menfaat çatışmasına neden olabilecek durumlar analiz edilir ve böyle bir durum söz konusu olduğunda belgelendirme hizmeti verilmez.
Yönetim sistem belgelendirme hizmetlerinin ISO/IEC 17021:2015, ISO 27006:2015 ve ilgili IAF MD ve ID, EA kılavuzları ile Türkak Rehberleri çerçevesinde en iyi şekilde yürütülmesi, hizmet sunduğumuz kesimlerin sürekli memnuniyetinin sağlanması ve şikâyetlerin en az düzeyde tutulabilmesi için gerekli tüm kaynaklar sürekli olarak temin edilecek ve yönetim sistem belgelendirme faaliyetlerinde görev alan tüm personele yönetim sistemleri ile ilgili gerekli eğitimler düzenli bir şekilde sağlanacaktır.
Çıkar Çatışması
Eğer bir birey, kuruluş veya ilişkili kuruluş, profesyonel denetim süreci ve metodunu, ilgili standartlarda, rehberlerde ve TRB dokümanlarında açıklanan belgelendirme faaliyetlerini, TRB’nin sertifikasyon sürecindeki kararlarını ve belgelendirme tavsiyelerini etkileyecek çıkarlar sağlıyor ise bu durum “Çıkar Çatışması” olarak adlandırılır.
TRB’nin tarafsızlığı ve bağımsızlığı 3 seviyede temin edilir
- Strateji ve Politika seviyesinde
- Belgelendirme kararları ve süreci seviyesinde
- Denetim seviyesinde
- TRB, hiç bir koşul altında özel veya kamu sektörüne bağlı bir başka belgelendirme kuruluşuna danışmanlık, iç tetkik, eğitim ve / veya belgelendirme hizmeti sunmamaktadır. TRB bu hususta hiç bir kurum / kuruluş ve firma için bu hizmetler kapsamında hiç bir danışmanlık hizmetine yönlendirme hizmeti vermemektedir. Bu hizmette bulunabilecek dış denetçilerinden bu hizmetleri yazılı olarak hizmet verilen kurum ve hizmet türü ile beyan etmelerini ister ve en az 2 yıl ilgili dış denetçinin ilgili müşteriyle alakalı süreçlerde görevlendirmesi kesinlikle yapılmaz. TRB; tüm iç ve dış personellerinden, denetçilerinden, komite üyelerinden F002 Hizmet Calisma Kontratı ve F001 Gizliliğin Korunumu Sözleşmesi ile kendilerinize Tarafsızlık, Bağımsızlık konularında beyanda bulunmalarını ve Gizlilik hususunda bağlılıklarını beyan etmelerini ister. br
Strateji ve Politika
TRB’nin genel politikası olarak, şirket ortakları, TRB’nin belirlenmiş hizmetlerini sürekli sağlamasını engelleyecek ve kesintiye uğratacak hiçbir ticari ve diğer çıkar eğilimleri içinde olamazlar. TRB; tarafsızlığını temin etme amacı ile hiçbir teşekkül, grup veya derneğe üye değildir. TRB hizmetleri bütün başvuru sahiplerine açıktır ve internet ortamında sürekli erişilebilir durumdadır.
TRB’ye belgelendirme hizmeti almak için müracaat eden firmalara, bir grup veya derneğe üye olması, daha önce belgelendirilmiş olan firma sayısına bakılmaksızın T.001 Denetim Ücreti Talimatında belirtilen esaslara sadık kalarak eşit muamele eder. TRB herhangi bir UDK (Uygunluk Değerlendirme Kuruluşları) başvurularını kabul etmemektedir.
TRB hiçbir şekilde; gelen müşteri başvurularında uygulamayı hızlandırarak veya yavaşlatarak da yapılan gizli ayrımcılıklar benzeri ayrımcı uygulamada bulunmamaktadır.
TRB Sistem Belgelendirme El Kitabı ve Çalışma Talimatları, tarafsızlık ve bağımsızlığın temini ve korunması anlamında oluşturulan sistem hakkında detaylı bilgi sağlamaktadır.
Oluşturulan Danışma Komitesi, TRB genel politikası, stratejik yönetimi ve TRB’yi etkileyen önemli kararlar hakkında yön gösterici olarak hareket etmektedir.
Belgelendirme Kararları
Belgelendirmenin yapılması, sürdürülmesi, genişletilmesi, daraltılması, askıya alınması veya geri çekilmesi ile ilgili kararlar TRB bünyesinde oluşturulmuş teknik yeterliliğe sahip Belgelendirme Tescil Komitesi bünyesinde karara bağlanır. Komite tarafından alınan her türlü karar oybirliğiyle alınır.
TRB bu yetkilerini kesinlikle dışarıdan bir kuruluşa devretmez. Belgelendirme Tescil Komitesi tarafından alınan her türlü kararın sorumluluğu TRB tarafından üstlenilmiştir.
TRB’nin organizasyon yapısı, aynı zamanda kararlarının ve hizmetlerinin entegrasyonuna yönelik koruma sağlayacak şekilde yapılandırılmıştır. Belgelendirme kararı verenler denetimi yapan kesinlikle farklıdır. Bu koruma koşulları Görev Tanımlarında, ilgili Prosedürlerde ve Danışma Kurulu görevlerinde detaylandırılmıştır. Belgelendirme Tescil Komitesi görevlerini Çalışma Talimatı T007’de belirtildiği gibi yerine getirir.
Oluşturulan Danışma Komitesi, TRB’nin denetim, belgelendirme ve karar sürecinde tarafsızlığını yılda en az bir kez gözden geçirmektedir.
Denetim
TRB’nin iç tetkik faaliyetleri aynı zamanda ISO ISO 17021-1, ISO 17021-2, ISO 17021-3, ISO 17021-10, ISO 50003:2021, ISO 270006 standartlarında çerçevelenen tarafsızlık ve bağımsızlık ilkelerini ve koşullarını da denetlemektedir. TRB, belgelendirme hizmeti talep eden hiçbir kuruluşa danışmanlık hizmeti vermez. Bu danışmanlık hizmetleri yönetim sistemi dokümantasyonu hazırlanması ve uygulanması, firmalarda uygulanan yönetim sistemlerinde karar verme sürecinde yer alınması, firmaların sistem tasarımı, firmaların o faaliyetlerinde yer alınması, firmaların yönetim sisteminin geliştirme ve uygulanmasında bulunulması ve öneri-tavsiyelerde (finansal tavsiyeler dahil) bulunulması şeklinde olabilir. Adı geçen ve bunlara benzer faaliyetlerin bütünü TRB’nin kesinlikle faaliyet gösteremeyeceği alanlar olarak tespit edilmiştir.
TRB, genel katılıma açık bilgilendirme toplantıları, yönetim sistemleriyle alakalı eğitimler, dış denetimler, firmanın talebine istinaden denetime hazır olup olmadığını belirleme tetkikleri ve spesifik önerilerde bulunmadan iyileştirme fırsatlarının belirleme aktivitelerin sağlanması (ön denetimler) gibi hizmetleri verebilir.
TRB’nin ilişkili kuruluşları ve tedarikçileri tarafından danışmanlık ile belgelendirme faaliyetlerinin bağlantılı olduğu izlenimini yaratacak bir beyan kesinlikle yapılmaz. TRB, müşterilerine danışmanlık ve belgelendirme hizmetlerinin birlikte alınması halinde herhangi bir avantajı sağlayacağı, süreci basitleştireceği veya daha ucuzlatacağı izleniminin verilmediğini temin etmektedir. TRB’nin bağımsızlığını etkileyecek bu tür girişimler anında operasyon müdürüne bildirilmektedir.
TRB’nin danışman firma konumundaki kuruluşlardan, belgelendirme hizmeti ile ilgili bir talep gelmesi durumunda TRB, danışman firma ve müşteri arasındaki herhangi bir çıkar çatışması veya organizasyonların bağlantılı olduğu algısını engellemek için bütün yazılı olarak taahhütlerini almakla yükümlüdür.
TRB üst yönetimi aynı zamanda müşteri denetimlerine de denetçi sıfatıyla görev almaktadırlar. Denetim sürecinde bağımsızlık ve tarafsızlığı korumak için üst yönetim de denetimler için özel gizlilik anlaşmaları imzalamış bulunmaktadırlar. Üst yönetim ticari ve diğer baskılardan muaf tarafsız bir şekilde denetimlerini icra etmekte ve belgelendirme karar sürecinde yer almamaktadır
TRB üst yönetimi aynı zamanda müşteri denetimlerine de denetçi sıfatıyla görev almaktadırlar. Denetim sürecinde bağımsızlık ve tarafsızlığı korumak için üst yönetim de denetimler için özel gizlilik anlaşmaları imzalamış bulunmaktadırlar. Üst yönetim ticari ve diğer baskılardan muaf tarafsız bir şekilde denetimlerini icra etmekte ve belgelendirme karar sürecinde yer almamaktadır
İlişkili Kuruluş
Bu çalışma talimatı; TRB, tüm ilişkili kuruluş veya kişilerle muhtemel çıkar çatışmalarını tanımlamış, dokümante etmiş, risk analizlerini yapmış, yönetmiş ve yönetim sistemi belgelendirme faaliyetlerinin tarafsızlığını garanti altına almıştır.
Bir Danışmanlık Firması ile Bağlantılı Olan Tetkikçiler veya Teknik Uzmanlar
Bazen, aynı zamanda bir danışmanlık firmasında danışman olarak çalışan tetkikçiler veya teknik uzmanlar belgelendirme denetimleri için görevlendirilebilir. Bu kişiler, çıkar çatışması olarak görülen durumların açık tanımını yapan bir Gizlilik Anlaşması imzalamakla ve buna uymakla yükümlüdürler. Aynı zamanda bu kişiler, çalıştıkları danışman firma kanalıyla gelen belgelendirme işlerinde görev alamazlar. Denetçi/teknik uzman havuzunda yer alan kişilerden danışmanlık yapan varsa bu kişilerin çalıştıkları danışmanlık şirketindeki diğer danışmanların isim listesi ile danışman kişiden son 2 yıl içinde gerçekleştirdiği danışmanlıkların bir listesi alınır. Bu bilgiler ve kayıtlar her personelin dosyasında muhafaza edilir. Bu kayıtlar, bu kişilerin danışmanlık firmalarıyla ilişkilerini açıkça listelemektedir.
Bir Müşteri Firma ile Bağlantısı Olan Tetkikçi veya Teknik Uzmanlar
Bir tetkikçi veya teknik uzman, tetkik sürecinde görevlendirildiği zaman, Denetçi/Teknik Uzman Atama Formu’nun çıkar çatışması ile ilgili bölüm kendisine doldurtulur. Bu formda ilişkisizlik beyanı da yer almaktadır ve bu forma imza atan tüm denetçi/teknik uzmanlar söz konusu firma ile son 2 yıl içinde herhangi bir ilişkisi olmadığını beyan ve kabul etmiş olur. Potansiyel bir çıkar çatışması söz konusu ise, denetçi/teknik uzman konu ile ilgili derhal TRB’yi bilgilendirmek zorundadır. Böyle bir durum beyan veya tespit edilirse bilgi derhal operasyon müdürüne aktarılır ve denetim ekibi değiştirilir. Ayrıca oluşturulan Tarafsızlığı Sağlama Komitesi yılda en az bir kez TRB tarafından yapılmış olan risk analizi ve potansiyel tehditlerin değerlendirilmesinin gözden geçirilmesini yapmaktadır.
İLGİLİ DOKÜMANLAR