TRB International

Tarafsızlık Taahhüdü

Amaç ve Kapsam


Bu çalışma talimatı, TRB ve ilişkili kuruluşlar arasında, özellikle danışmanlık aktivitelerinde hiçbir çıkar çatışması olmadığını ve kontrolünü tanımlamak için yayımlanmıştır. Bu çalışma talimatı aynı zamanda diğer potansiyel çıkar çatışmaları ile de ilgilidir.

Çıkar Çatışması


Eğer bir birey, kuruluş veya ilişkili kuruluş, profesyonel denetim süreci ve metodunu, ilgili standartlarda, rehberlerde ve TRB dokümanlarında açıklanan belgelendirme faaliyetlerini, TRB’nin
sertifikasyon sürecindeki kararlarını ve belgelendirme tavsiyelerini etkileyecek çıkarlar sağlıyor ise bu durum “Çıkar Çatışması” olarak TRB’nin tarafsızlığı ve bağımsızlığı 3 seviyede temin edilir:
• Strateji ve Politika seviyesinde
• Belgelendirme kararları ve süreci seviyesinde
• Denetim seviyesinde.
• TRB, hiç bir koşul altında özel veya kamu sektörüne bağlı bir başka belgelendirme kuruluşuna danışmanlık, iç tetkik, eğitim ve / veya belgelendirme hizmeti sunmamaktadır. TRB bu hususta hiç bir kurum / kuruluş ve firma için bu hizmetl er kapsamında hiç bir danışmanlık hizmetine yönlendirme hizmeti vermemektedir. Bu hizmette bulunabilecek dış denetçilerinden bu hizmetleri yazılı olarak hizmet verilen kurum ve hizmet türü ile beyan etmelerini ister ve en az 2 yıl ilgili dış denetçinin ilg ili müşteriyle alakalı süreçlerde görevlendirmesi kesinlikle yapılmaz. TRB; tüm iç ve dış personellerinden, denetçilerinden, komite üyelerinden F002 Hizmet Calisma Kontratı ve F001 Gizliliğin Korunumu Sözleşmesi ile kendilerinize Tarafsızlık, Bağımsızlık k onularında beyanda bulunmalarını ve Gizlilik hususunda bağlılıklarını beyan etmelerini ister.

1. Strateji ve Politika


TRB’nin genel politikası olarak, şirket ortakları, TRB’nin belirlenmiş hizmetlerini sürekli sağlamasını engelleyecek ve kesintiye uğra tacak hiçbir ticari ve diğer çıkar eğilimleri içinde olamazlar. TRB; tarafsızlığını temin etme amacı ile hiçbir teşekkül, grup veya derneğe üye değildir. TRB hizmetleri bütün başvuru sahiplerine açıktır ve internet ortamında sürekli erişilebilir durumdadır.

TRB’ye belgelendirme hizmeti almak için müracaat eden firmalara, bir grup veya derneğe üye olması, daha önce belgelendirilmiş olan firma sayısına bakılmaksızın T.001 Denetim Ücreti  Talimatında belirtilen esaslara sadık kalarak eşit muamele eder. TRB herhangi bir UDK (Uygunluk Değerlendirme Kuruluşları) başvurularını kabul etmemektedir.

TRB hiçbir şekilde; gelen müşteri başvurularında uygulamayı hızlandırarak veya yavaşlatarak da yapılan gizli ayrımcılıklar benzeri ayrımcı uygulamada bulunmamaktadır.

TRB Sistem Belgelendirme El Kitabı ve Çalışma Talimatları, tarafsızlık ve bağımsızlığın temini ve korunması anlamında oluşturulan sistem hakkında detaylı bilgi sağlamaktadır.

Oluşturulan Danışma Komitesi, TRB genel politikası, stratejik yönetimi ve TRB’yi etkileyen önemli kararlar hakkında yön gösterici olarak hareket etmektedir.

2. Belgelendirme Kararları


Belgelendirmenin yapılması, sürdürülmesi, genişletilmesi, daraltılması, askıya alınması veya geri çekilmesi ile ilgili kararlar TRB bünyesinde o luşturulmuş teknik yeterliliğe sahip Belgelendirme Tescil Komitesi bünyesinde karara bağlanır. Komite tarafından alınan her türlü karar oybirliğiyle alınır.

TRB bu yetkilerini kesinlikle dışarıdan bir kuruluşa devretmez. Belgelendirme Tescil Komitesi tarafından alınan her türlü kararın sorumluluğu TRB tarafından üstlenilmiştir.

TRB’nin organizasyon yapısı, aynı zamanda kararlarının ve hizmetlerinin entegrasyonuna yönelik koruma sağlayacak şekilde yapılandırılmıştır. Belgelendirme kararı verenler denetimi yapan kesinlikle farklıdır. Bu koruma koşulları Görev Tanımlarında, ilgili Prosedürlerde ve Danışma Kurulu görevlerinde detaylandırılmıştır. Belgelendirme T escil Komitesi görevlerini Çalışma Talimatı T007’de belirtildiği gibi yerine getirir.
Oluşturulan Danışma Komitesi, TRB’nin denetim, belgelendirme ve karar sürecinde tarafsızlığını yılda en az bir kez gözden geçirmektedir.

3. Denetim


TRB’nin iç tetkik faaliyetleri aynı zamanda ISO 17021 1 :201 5 standardında çerçevelenen tarafsızlık ve bağımsızlık ilkelerini ve koşullarını da denetlemektedir. TRB, belgelendirme hizmeti talep eden hiçbir kuruluşa danışmanlık hizmeti vermez. Bu danışmanlık hizmetleri yöneti m sistemi dokümantasyonu hazırlanması ve uygulanması, firmalarda uygulanan yönetim sistemlerinde karar verme sürecinde yer alınması, firmaların sistem tasarımı, firmaların o faaliyetlerinde yer alınması, firmaların yönetim sisteminin geliştirme ve uygulanmasında bulunulması ve öneri tavsiyelerde (finansal tavsiyeler dahil) bulunulması şeklinde olabilir. Adı geçen ve bunlara benzer faaliyetlerin bütünü TRB’nin kesinlikle faali yet gösteremeyeceği alanlar olarak tespit edilmiştir.

TRB, genel katılıma açık bilgilendirme toplantıları, yönetim sistemleriyle alakalı eğitimler, dış denetimler, firmanın talebine istinaden denetime hazır olup olmadığını belirleme tetkikleri ve spesifik önerilerde bulunmadan iyileştirme fırsatlarının belirleme aktivitelerin sağlanması (ön denetimler) gibi hizmetleri verebilir. TRB’nin ilişkili kuruluşları ve tedarikçileri tarafından danışmanlık ile belgelendirme faaliyetlerinin bağlantılı olduğu izlen imini yaratacak bir beyan kesinlikle yapılmaz. TRB, müşterilerine danışmanlık ve belgelendirme hizmetlerinin birlikte alınması halinde herhangi bir avantajı sağlayacağı, süreci basitleştireceği veya daha ucuzlatacağı izleniminin verilmediğini temin etmektedir. TRB’nin bağımsızlığını etkileyecek bu tür girişimler anında operasyon müdürüne bildirilmektedir.

TRB’nin danışman firma konumundaki kuruluşlardan, belgelendirme hizmeti ile ilgili bir talep gelmesi durumunda TRB, danışman firma ve müşteri arasındaki herhangi bir çıkar çatışması veya organizasyonların bağlantılı olduğu algısını engellemek için bütün yazılı olarak taahhütlerini almakla yükümlüdür. TRB üst yönetimi aynı zamanda müşteri denetimlerine de denetçi sıfatıyla görev almaktadırlar. Denetim sürecinde bağımsızlık ve tarafsızlığı korumak için üst yönetim de denetimler için özel gizlilik anlaşmaları imzalamış bulunmaktadırlar. Üst yönetim ticari ve diğer baskılardan muaf tarafsız bir şekilde denetimlerini icra etmekte ve belgelendirme karar sürecinde yer almamaktadır.

Belgelendirme talebinde bulunan firmalara danışmanlık hizmeti sağlayan tetkikçiler veya teknik uzmanlar (son iki yıl içinde firmanın yönetiminde yer alanlar da dahil) belgelendirme sürecine hiçbir şekilde dahil edilmemektedirler. TRB potansiyel bütün çıkar çatışması olması muhtemel alanları belirlemiştir. Olası çıkar çatışmalarını nasıl kontrol edeceğini ve çözüm yollarını F052 Risk Analiz Tablosu ile açıklamaktadır. Oluşturulan Danışma Komitesi, TRB’nin denetim sürecinde tarafsızlığını yılda en az bir kez gözden geçirmektedir.

İlişkili Kuruluş


Bu çalışma talimatı; TRB, tüm ilişkili kuruluş veya kişilerle muhtemel çıkar çatışmalarını tanımlamış, dokümante etmiş, risk analizlerini yapmış, yönetmiş ve yönetim sistemi belgelendirme faaliyetlerinin tarafsızlığını garanti altına almıştır.

Bir Danışmanlık Firması ile Bağlantılı Olan Tetkikçiler veya Teknik Uzmanlar


Bazen, aynı zamanda bir danışmanlık firmasında danışman olarak çalışan tetkikçiler veya teknik uzmanlar belgelendirme denetimleri için görevlendirilebilir. Bu kişiler, çıkar çatışması olarak görülen durumların açık tanımını yapan bir Gizlilik Anlaşması imzalamakla ve buna uymakla yükümlüdürler. Aynı zamanda bu kişiler, çalıştıkları danışman firma kanalıyla gelen belgelendir me işlerinde görev alamazlar. Denetçi/teknik uzman havuzunda yer alan kişilerden danışmanlık yapan varsa bu kişilerin çalıştıkları danışmanlık şirketindeki diğer danışmanların isim listesi ile danışman kişiden son 2 yıl içinde gerçekleştirdiği danışmanlıkların bir listesi alınır. Bu bilgiler ve kayıtlar her personelin dosyasında muhafaza edilir. Bu kayıtlar, bu kişilerin danışmanlık firmalarıyla ilişkilerini açıkça listelemektedir.

Bir Müşteri Firma ile Bağlantısı Olan Tetkikçi veya Teknik Uzmanlar


Bir tetkikçi veya teknik uzman, tetkik sürecinde görevlendirildiği zaman, Denetçi/Teknik Uzman Atama Formu’nun çıkar çatışması ile ilgili bölüm kendisine doldurtulur. Bu formda ilişkisizlik beyanı da yer almaktadır ve bu forma imza atan tüm denetçi/teknik uzmanlar söz konusu firma ile son 2 yıl içinde herhangi bir ilişkisi olmadığını beyan ve kabul etmiş olur. Potansiyel bir çıkar çatışması söz konusu ise, denetçi/teknik uzman konu ile ilgili derhal TRB’yi bilgilendirmek zorundadır. Böyle bir durum beyan ve ya tespit edilirse bilgi derhal operasyon müdürüne aktarılır ve denetim ekibi değiştirilir. Ayrıca oluşturulan Tarafsızlığı Sağlama Komitesi yılda en az bir kez TRB tarafından yapılmış olan risk analizi ve potansiyel tehditlerin değerlendirilmesinin gözden geçirilmesini yapmaktadır.

 

Genel Müdür
Savaş Gökhan NAMAL

28.11.2016 / Rev.03 / Rev.T 03.01.2020